Tout type d’entreprise doit gérer de nombreux appels entrants et sortants afin de communiquer de manière instantanée avec ses clients, fournisseurs, prestataires, etc. Pour cette raison, installer un standard téléphonique virtuel dans son entreprise peut être la solution idéale pour traiter de manière optimale tous les appels.
Qu’est-ce qu’un standard téléphonique virtuel ?
Le standard téléphonique virtuel est un système de téléphonie IP qui permet de passer et recevoir des appels depuis tout type de dispositif connecté à internet (que ce soit un ordinateur, un téléphone ou une tablette) grâce à une technologie appelée WebRTC.
Quelle différence avec un standard téléphonique traditionnel ?
La différence principale est qu’un standard téléphonique traditionnel nécessite un investissement important en termes d’installation d’équipements. En effet, le standard virtuel fonctionne grâce au cloud. Il ne nécessite donc aucune installation car il ne fonctionne qu’avec une simple connexion à internet. Cela se traduit par d’importantes économies de coûts.
Une autre différence se trouve dans l’installation et l’entretien du standard. En effet, alors que le standard traditionnel doit être installé par un professionnel et entretenu régulièrement par cette même personne, le standard virtuel ne consiste qu’en une plateforme sur internet. L’utilisateur n’a qu’à entrer son mot de passe dans l’interface pour se connecter. Et ce depuis son ordinateur ou bien son téléphone portable.
De plus, comme ils ne dépendent pas d’un téléphone SIP installé au bureau comme c’est le cas avec les standards téléphoniques traditionnels, les standards virtuels sont beaucoup plus flexibles. Tant que vous disposez d’une connexion Internet, qu’il s’agisse de Wi-Fi ou de données mobiles, vous pouvez travailler depuis n’importe quel appareil (téléphone portable, ordinateur, tablette, smart TV,…) et depuis n’importe où dans le monde.
Quel sont les avantages d’un standard téléphonique virtuel ?
Le standard virtuel permet de gérer un grand nombre de clients de la manière la plus efficace possible. En effet, il présente de nombreuses fonctionnalités que le standard traditionnel ne permet pas d’exploiter.
En voici quelques unes :
- Enregistrer un message d’accueil que vos clients pourront écouter à chaque fois qu’ils appellent.
- Installer un menu d’options, pour connaître exactement les raisons de l’appel du client et qu’il aille directement à la personne concernée.
- Répartir les appels de manière automatique. Il s’agit d’une fonction bien plus avancée que le menu d’option et disponible seulement sur les standards virtuels. Un algorithme permet d’identifier d’où vient l’appel et l’envoie directement sur l’extension de la personne concernée. Cela réduit fortement le temps perdu à transférer des appels d’une ligne à une autre.
- La possibilité de configurer les horaires de fonctionnement du standard. En dehors de ces horaires, le téléphone ne sonnera pas et l’appelant écoutera un message lui indiquant les horaires d’attention du cabinet.
- Obtenir les statistiques de ses appels. Vous obtiendrez des rapports sur le nombre total de minutes passées au téléphone, les appels manqués, les horaires où il y a le plus d’appels, obtenant ainsi un suivi absolu de tous les appels de votre entreprise.
- Appeler dans le monde entier, sans être surtaxé. En plus de cela, si vous avez besoin de passer des appels à l’étranger vous pouvez appeler le pays visé en utilisant son numéro d’en-tête. Par exemple, si votre entreprise se trouve en France et que vous devez appeler l’Espagne, vous pourrez appeler depuis votre standard virtuel en affichant un numéro espagnol. De même, lorsque le client doit vous rappeler, il le fait sur le même numéro avec lequel vous l’avez appelé : celui de son pays.
Quels sont les inconvénients d’un standard téléphonique
virtuel ?
Bien que les avantages à souscrire un service de standard téléphonique virtuel soient très nombreux, nous devons mentionner les éventuels inconvénients à prendre en considération.
Certaines entreprises plus traditionnelles sont réticentes à s’adapter aux nouvelles technologies et donc à recourir à des services virtuels tels que notre standard téléphonique. C’est l’une des raisons qui peuvent vous empêcher de profiter de ce type
de produit.
Avec le standard téléphonique virtuel, vous n’avez pas besoin de technicien spécialisé qui s’occupe du standard. Vous pouvez faire les changements vous-même ou en faire la demande à l’équipe de support. Il est important que vous vous mettiez à jour le système
d’exploitation de l’ordinateur/mobile et ceci est quelque chose que vous devez faire vous même.
Toutefois, tous ces inconvénients peuvent être résolus facilement. C’est pour cette raison que nous considérons qu’il y a une multitude de raisons positives pour souscrire un service de standard téléphonique virtuel.
